Grundlagen zu Datenschutzerklärungen
Was ist eine Datenschutzerklärung?
Eine Datenschutzerklärung ist ein rechtlich verbindliches Dokument, das Betroffene darüber informiert, wie ihre personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Sie schafft Transparenz und ist ein zentrales Element der DSGVO-Compliance für Unternehmen jeder Größe.
Warum sind Datenschutzerklärungen verpflichtend?
Datenschutzerklärungen sind gemäß Art. 13 und 14 DSGVO verpflichtend, um den Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen nachzukommen. Sie ermöglichen es Betroffenen, informierte Entscheidungen über ihre Daten zu treffen und sind Grundlage für die Ausübung ihrer Betroffenenrechte.
Welche Inhalte muss eine Datenschutzerklärung haben?
Eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung muss u.a. Angaben zum Verantwortlichen, Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Datenempfänger, Speicherdauer, Betroffenenrechte und bei Drittlandübermittlungen entsprechende Garantien enthalten.
Wo muss die Datenschutzerklärung platziert werden?
Die Datenschutzerklärung muss leicht auffindbar sein – auf Webseiten üblicherweise über einen Link in der Fußzeile oder Navigation. Bei Apps sollte sie vor der Installation und innerhalb der App zugänglich sein. Bei physischer Datenerhebung muss sie zum Zeitpunkt der Erhebung ausgehändigt werden.
Wann muss eine Datenschutzerklärung aktualisiert werden?
Eine Datenschutzerklärung muss aktualisiert werden, wenn sich die Datenverarbeitungsprozesse ändern, neue Verarbeitungszwecke hinzukommen, neue Empfänger Zugriff erhalten, sich die Rechtsgrundlagen ändern oder wenn rechtliche Änderungen wie Gesetzesnovellen oder neue Rechtsprechung dies erfordern.
Was sind die Folgen einer fehlenden oder mangelhaften Datenschutzerklärung?
Bei fehlenden oder mangelhaften Datenschutzerklärungen drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes. Zudem können Abmahnungen durch Wettbewerber, Verbände oder Betroffene sowie Reputationsschäden und Vertrauensverlust bei Kunden folgen.
