Fondamenti della documentazione sulla protezione dei dati

Cosa sono i documenti sulla protezione dei dati?

I documenti sulla protezione dei dati sono documenti legalmente richiesti che regolano e documentano il trattamento dei dati personali nella vostra azienda. Servono come prova del rispetto del GDPR e costituiscono la base per un trattamento dei dati legalmente sicuro.

Perché i documenti sulla protezione dei dati sono indispensabili?

I documenti sulla protezione dei dati non sono solo legalmente prescritti, ma offrono anche vantaggi pratici: creano trasparenza sui processi dei dati, minimizzano i rischi di responsabilità e sono indispensabili durante i controlli sulla protezione dei dati. Con documenti professionali dimostrate la conformità e guadagnate la fiducia di clienti e partner commerciali.

Quali documenti sono essenziali per la conformità al GDPR?

Tra i documenti più importanti sulla protezione dei dati figurano il registro delle attività di trattamento, l'informativa sulla privacy, i contratti di trattamento dei dati, i moduli di consenso, la documentazione delle misure tecniche e organizzative (TOM) e, se necessario, le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e le normative per i trasferimenti internazionali di dati.

Quali requisiti pone il GDPR alla documentazione?

Il GDPR richiede una documentazione completa, aggiornata e precisa di tutti i processi rilevanti per la protezione dei dati. I documenti devono rispettare i principi di trasparenza e tracciabilità ed essere formulati in modo comprensibile per le persone interessate. Il principio di accountability richiede che possiate sempre dimostrare di agire in conformità al GDPR.

Cosa considerare nell'adattamento individuale?

I modelli standard spesso non soddisfano i requisiti individuali della vostra azienda. Ogni documento deve essere adattato ai vostri specifici processi di trattamento dei dati, alle peculiarità del settore e alla struttura aziendale. Testi generici o documenti generati dall'IA senza revisione professionale comportano notevoli rischi legali.

Con quale frequenza dovrebbero essere aggiornati i documenti sulla protezione dei dati?

I documenti sulla protezione dei dati non sono progetti una tantum, ma devono essere regolarmente rivisti e aggiornati. Un aggiornamento è sempre necessario quando cambiano i processi di trattamento, vengono introdotte nuove tecnologie, si verificano cambiamenti legali o si aggiungono nuovi partner commerciali. Raccomandiamo almeno una revisione annuale di tutti i documenti.

Documenti centrali sulla protezione dei dati nel dettaglio

Registro delle attività di trattamento (RAT)

Il RAT è il cuore della documentazione sulla protezione dei dati ed è obbligatorio secondo l'Art. 30 GDPR per quasi tutte le aziende. Documenta tutti i processi in cui vengono trattati dati personali e deve contenere informazioni su scopo, base giuridica, categorie di dati, destinatari, periodi di conservazione e misure di sicurezza.

Informativa sulla privacy per sito web e contatti offline

L'informativa sulla privacy informa le persone interessate in modo trasparente sul trattamento dei loro dati. Deve essere facilmente accessibile, formulata in modo comprensibile e completa. Un'informativa sulla privacy moderna considera tutti i processi di trattamento, il tracking online, i social media e i servizi esterni ed è rilevante sia per il vostro sito web che per i contatti offline.

Contratti di trattamento dati (DPA)

Non appena fornitori di servizi esterni trattano dati personali per conto della vostra azienda, è obbligatorio un DPA. Questo riguarda servizi cloud, provider di hosting, fornitori di servizi IT esterni, agenzie di marketing e molti altri. Il DPA regola gli obblighi del responsabile del trattamento e garantisce che i vostri dati siano trattati in conformità al GDPR.

Misure tecniche e organizzative (TOM)

La documentazione delle misure tecniche e organizzative descrive concretamente come garantite la sicurezza dei dati personali. Include aspetti come controllo degli accessi, crittografia, pseudonimizzazione, strategie di backup e regolamenti organizzativi. Le TOM sono essenziali sia per la vostra conformità interna che per i DPA con i fornitori di servizi.

Dichiarazioni di consenso e processi opt-in

Per molti trattamenti di dati è richiesto il consenso della persona interessata. Le dichiarazioni di consenso devono essere volontarie, specifiche, informate e inequivocabili. Moduli e processi progettati professionalmente per newsletter, cookie, marketing o carte clienti minimizzano i rischi legali e massimizzano il tasso di conversione.

Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA)

Per operazioni di trattamento con alto rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche deve essere condotta una DPIA. Questo documento completo analizza i rischi nel dettaglio e stabilisce misure per la loro minimizzazione. Casi d'uso tipici sono attività di profilazione estese, videosorveglianza di aree pubbliche o il trattamento di dati particolarmente sensibili.

Creazione e gestione professionale

Perché i documenti sulla protezione dei dati dovrebbero essere creati professionalmente?

La creazione professionale di documenti sulla protezione dei dati offre diversi vantaggi: sicurezza legale attraverso la considerazione della legislazione e giurisprudenza attuali, completezza senza lacune che potrebbero essere notate durante i controlli, e adattamento individuale ai vostri processi aziendali specifici. Modelli gratuiti o testi generati dall'IA comportano rischi considerevoli e raramente coprono tutti i requisiti legali.

Come si svolge il processo di creazione?

Il processo inizia con un'analisi approfondita dei vostri processi di trattamento dei dati. Su questa base vengono creati documenti su misura, adattati esattamente alle vostre esigenze. Dopo una revisione e adattamento congiunti, ricevete i documenti finali sia in formato digitale che stampato, su richiesta con spiegazioni per l'applicazione e implementazione corrette.

Gestione continua dei documenti

I documenti sulla protezione dei dati richiedono manutenzione e aggiornamenti regolari. Una gestione continua dei documenti include la revisione sistematica in caso di cambiamenti nei processi aziendali, l'adattamento a nuovi requisiti legali e l'aggiornamento per innovazioni tecniche. Offriamo pacchetti di servizio con revisioni annuali e aggiornamenti per garantire la vostra conformità a lungo termine.

Gestione digitale dei documenti

La documentazione moderna sulla protezione dei dati viene sempre più gestita digitalmente. Soluzioni software specializzate consentono l'archiviazione centrale di tutti i documenti, promemoria automatici per gli aggiornamenti, controllo delle versioni e facile accesso durante i controlli. La gestione digitale facilita anche la dimostrazione della prova nel senso del principio di accountability e consente l'integrazione nei sistemi di gestione esistenti.

Documentazione per attività internazionali

Le aziende con attività internazionali affrontano sfide particolari. La documentazione deve considerare aspetti aggiuntivi come il trasferimento di dati verso paesi terzi, leggi sulla protezione dei dati specifiche per paese e garanzie appropriate per il trasferimento internazionale di dati. Vi supportiamo nella creazione di documentazione internazionale complessa incluse le Clausole Contrattuali Standard (SCC) e le Norme Vincolanti d'Impresa (BCR).