Informative sulla privacy e conformità GDPR

Fondamenti delle informative sulla privacy

Cos'è un'informativa sulla privacy?

Un'informativa sulla privacy è un documento legalmente vincolante che informa gli interessati su come vengono raccolti, trattati e utilizzati i loro dati personali. Crea trasparenza ed è un elemento centrale della conformità GDPR per aziende di ogni dimensione.

Perché le informative sulla privacy sono obbligatorie?

Le informative sulla privacy sono obbligatorie secondo gli Art. 13 e 14 GDPR per adempiere agli obblighi informativi verso gli interessati. Permettono agli interessati di prendere decisioni consapevoli sui loro dati e sono la base per l'esercizio dei loro diritti.

Quali contenuti deve avere un'informativa sulla privacy?

Un'informativa sulla privacy conforme al GDPR deve contenere tra l'altro informazioni sul titolare del trattamento, dati di contatto del responsabile della protezione dati, finalità del trattamento, basi giuridiche, destinatari dei dati, periodo di conservazione, diritti degli interessati e, in caso di trasferimenti verso paesi terzi, le relative garanzie.

Dove deve essere posizionata l'informativa sulla privacy?

L'informativa sulla privacy deve essere facilmente reperibile – sui siti web solitamente tramite un link nel footer o nella navigazione. Nelle app dovrebbe essere accessibile prima dell'installazione e all'interno dell'app. In caso di raccolta fisica di dati deve essere consegnata al momento della raccolta.

Quando deve essere aggiornata un'informativa sulla privacy?

Un'informativa sulla privacy deve essere aggiornata quando cambiano i processi di trattamento dei dati, si aggiungono nuove finalità di trattamento, nuovi destinatari ottengono accesso, cambiano le basi giuridiche o quando cambiamenti legali come novelle legislative o nuova giurisprudenza lo richiedono.

Quali sono le conseguenze di un'informativa sulla privacy mancante o inadeguata?

In caso di informative sulla privacy mancanti o inadeguate si rischiano sanzioni fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato annuo mondiale. Inoltre possono seguire diffide da concorrenti, associazioni o interessati, nonché danni reputazionali e perdita di fiducia da parte dei clienti.

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Requisiti speciali per le informative sulla privacy

Quali peculiarità valgono per le informative sulla privacy dei siti web?

Nelle informative sulla privacy dei siti web devono essere rappresentate in modo trasparente informazioni aggiuntive su cookie, strumenti di tracking, servizi di analisi, plugin social media e servizi integrati di terze parti. Anche l'utilizzo di moduli di contatto, iscrizioni newsletter e funzionalità e-commerce richiede indicazioni specifiche.

Come si crea un'informativa sulla privacy comprensibile?

Un'informativa sulla privacy comprensibile utilizza un linguaggio chiaro e preciso senza gergo tecnico o formule legali. Sezioni strutturate con titoli, evidenziazioni di punti importanti e, se del caso, elementi visivi aumentano la leggibilità. Dovrebbero essere offerte versioni multilingue quando si rivolgono a utenti internazionali.

Quali peculiarità valgono per le app mobili?

Nelle app mobili devono essere spiegati nell'informativa sulla privacy accessi aggiuntivi ai dati del dispositivo come posizione, fotocamera, microfono, contatti o memoria. Anche l'utilizzo di notifiche push e meccanismi di tracking specifici dell'app devono essere rappresentati in modo trasparente e giustificati.

Come si considerano le normative internazionali sulla protezione dei dati?

Per siti web o servizi internazionali devono essere considerate oltre al GDPR anche leggi locali sulla protezione dei dati come il CCPA (California), LGPD (Brasile) o PIPL (Cina). Questo richiede spesso integrazioni specifiche per paese all'informativa sulla privacy e banner cookie adattati per diverse regioni.

Come si implementa un banner cookie corretto?

Un banner cookie conforme al GDPR deve offrire una vera possibilità di scelta e non può consistere solo in un pulsante "Accetta". Deve distinguere tra cookie necessari, funzionali, statistici e di marketing e fornire informazioni dettagliate su ogni cookie utilizzato. La decisione degli utenti deve essere documentata.

Come si documenta il consenso all'informativa sulla privacy?

Il consenso all'informativa sulla privacy dovrebbe essere salvato con timestamp, versione dell'informativa sulla privacy e tipo di consenso. Sui siti web questo può avvenire tramite procedure double opt-in, per conclusioni contrattuali tramite riferimenti corrispondenti nel processo d'ordine e per dati dei dipendenti tramite prese d'atto firmate.

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Creazione e aggiornamento delle informative sulla privacy

Come si crea un'informativa sulla privacy su misura?

La creazione di un'informativa sulla privacy su misura inizia con un'analisi approfondita di tutti i processi di trattamento dei dati. Su questa base vengono formulate le sezioni rilevanti secondo i requisiti GDPR. Attività di trattamento speciali come attività di marketing, cookie o servizi di terze parti devono essere spiegate specificamente.

Quali sono i rischi degli strumenti generatori e dei modelli?

Gli strumenti generatori e i modelli standard per informative sulla privacy comportano il rischio di non coprire tutti i processi di trattamento specifici dell'azienda. Contengono spesso formulazioni standard che non corrispondono al trattamento effettivo dei dati, il che può portare a informazioni incomplete o fuorvianti e comporta rischi legali.

Come si implementa un sistema di versionamento?

Un sistema di versionamento per informative sulla privacy dovrebbe documentare ogni versione con data, numero di versione e un riassunto delle modifiche. Le versioni precedenti dovrebbero essere archiviate per poter dimostrare quando necessario quali informazioni erano fornite in quale momento. Questo è particolarmente importante in caso di controversie legali.

Come si comunicano le modifiche all'informativa sulla privacy?

In caso di modifiche sostanziali all'informativa sulla privacy, gli utenti dovrebbero essere informati proattivamente – tramite notifiche e-mail, avvisi sul sito web o nell'app. Per modifiche particolarmente sensibili può essere richiesto un nuovo consenso. Tutte le modifiche dovrebbero essere annunciate almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore.

Quali sviluppi legali influenzano le informative sulla privacy?

Le informative sulla privacy sono continuamente influenzate da nuove leggi, giurisprudenza e linee guida delle autorità per la protezione dei dati. Sviluppi attuali riguardano in particolare i trasferimenti internazionali di dati dopo Schrems II, il regolamento ePrivacy, nuove decisioni sui banner cookie nonché modifiche legislative nazionali e regolamentazioni settoriali specifiche.

Come si gestiscono le informative sulla privacy multilingue?

Per informative sulla privacy multilingue deve essere assicurato che tutte le versioni linguistiche siano identiche nel contenuto e vengano aggiornate contemporaneamente. Una versione dovrebbe essere contrassegnata come legalmente vincolante. Particolarità locali dei sistemi legali possono richiedere sezioni aggiuntive specifiche per paese.

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