Datenschutzrechtliche Dokumentation
Was gehört zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) dokumentiert alle Prozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es muss Angaben zu Verantwortlichen, Zwecken der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen und Daten, Empfängern, Übermittlungen in Drittländer, Löschfristen sowie technischen und organisatorischen Maßnahmen enthalten.
Wie erstellt man eine rechtskonforme Datenschutzerklärung?
Eine rechtskonforme Datenschutzerklärung muss transparent, verständlich und leicht zugänglich sein. Sie muss alle Informationen enthalten, die in Art. 13 und 14 DSGVO gefordert werden, wie Identität des Verantwortlichen, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Speicherdauer, Betroffenenrechte und Hinweise zu Cookies, Tracking und Social Media-Plugins.
Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich?
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist erforderlich, wenn eine Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Dies gilt insbesondere bei systematischer Bewertung persönlicher Aspekte, umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder systematischer Überwachung öffentlicher Bereiche.
Wie müssen Auftragsverarbeitungs-Verträge gestaltet sein?
Auftragsverarbeitungs-Verträge (AVV) müssen schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen und mindestens folgende Punkte regeln: Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Art der Daten und Betroffenen, Pflichten und Rechte des Verantwortlichen, Weisungsgebundenheit, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterstützungspflichten und den Umgang mit Unterauftragsverarbeitern.
Welche Dokumentation benötigt man für Einwilligungen?
Für Einwilligungen benötigt man eine vollständige Dokumentation, die nachweist, wer wann zu welchem Zweck und auf welche Weise eingewilligt hat. Dies umfasst den genauen Text der Einwilligungserklärung, den Zeitpunkt und die Art der Einholung (z.B. Formular, Opt-In-Box), den Kontext sowie den Nachweis der Freiwilligkeit und Information des Betroffenen.
Wie dokumentiert man Maßnahmen zur Datensicherheit?
Die Dokumentation von Datensicherheitsmaßnahmen umfasst ein detailliertes Sicherheitskonzept mit Beschreibungen technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs), Risikoanalysen, Zugriffskonzepten, Verschlüsselungsmethoden, Pseudonymisierungsverfahren, Notfallplänen und regelmäßigen Überprüfungen. Diese Dokumentation dient als Nachweis für Behörden und ist Teil der Rechenschaftspflicht nach DSGVO.
